Délai de conservation de vos documents

Suivant l'article 9 de l'arrêté royal du 12 septembre 1983 portant exécution de la loi du 17 juillet 1975 relative à la comptabilité des entreprises, les entreprises étaient tenues de conserver leurs livres pendant dix ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur clôture (voir également l'article 8, § 2, de la loi du 17 juillet 1975). Le livre journal unique, le livre central, les trois journaux de la petite entreprise, ainsi que le livre d'inventaire doivent être conservés en original ; les autres livres, journaux, grand livre, peuvent l'être en original ou en copie. La durée de conservation de dix ans était également prévue pour la conservation des pièces justificatives à l'article 6, alinéa 4, avec une réduction du délai à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à l'égard des tiers.​

La loi du 8 juin 2008 portant des dispositions diverses, publiée au Moniteur belge du 16 juin 2008 et qui par conséquent entre en vigueur le 26 juin 2008, prévoit en son chapitre IV des dispositions modifiant le délai de dix ans prévu tant à l'article 6, alinéa 4, qu'à l'article 8, § 2, en un délai de sept ans, respectivement par ses articles 55 et 56. Pour le calcul du délai, il faut être attentif, dune part, au fait qu'il débute le 1er janvier qui suit la clôture. En effet, pour une société qui clôture au 31 décembre 2008, le délai débutera au 1er janvier 2009, tandis que si la clôture s'effectue au 31 mars 2009, il s'agira de la date du 1er janvier 2010.​

Ces nouvelles dispositions donnent un délai égal ou supérieur à celui prévu par la TVA, qui stipule en son article 60 que les livres et documents dont la tenue, la rédaction ou la délivrance sont prescrites par le Code TVA ou en exécution de celui-ci, doivent être conservés par les personnes qui les ont tenus, dressés ou reçus, pendant sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur clôture s'il s'agit de livres, leur date, s'il s'agit d'autres documents, ou l'année au cours de laquelle le droit à déduction a pris naissance.​

Il en est de même pour les documents relatifs aux bâtiments neufs (article 64, § 4, C.TVA) qui prévoit que le propriétaire d'un bâtiment récent est tenu de conserver, pendant un délai de cinq ans à compter de la date de la signification du revenu cadastral, les factures relatives à la construction, ainsi que les plans et les cahiers des charges de l'immeuble et de les communiquer lorsqu'elles sont requises par des agents du contrôle de la TVA.​

En qui concerne les impôts directs, suivant les articles 315, alinéa 3, et 315bis, alinéa 4, CIR 92, les livres et documents de nature à permettre la détermination du montant des revenus imposables doivent être conservés à la disposition de l'Administration, dans le bureau, l'agence, la succursale ou tout autre local professionnel ou privé du contribuable où ces livres et documents ont été tenus, établis ou adressés, jusqu'à l'expiration de la cinquième année ou du cinquième exercice comptable qui suit la période imposable, sauf lorsqu'ils sont saisis par la justice, ou sauf dérogation accordée par l'Administration.

Ces nouvelles dispositions donnent un délai de conservation inférieur à celui nécessaire pour les documents dont question en l'article 48, § 2, C.TVA. En effet, en ce qui concerne les taxes qui ont grevé des biens immeubles par leur nature et les droits réels sur ces immeubles, la période de révision de la déduction de la TVA est de quinze ans. Dès lors, il faut conserver tous les documents afférents à ces biens pendant quinze ans.

Il ne faut toutefois pas perdre de vue que pour la TVA, la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exploitation de systèmes informatisés, doit être conservée pendant dix ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit la dernière année pendant laquelle le système décrit dans cette documentation a été utilisé tandis que pour les impôts directs, le délai de conservation expire à la fin de la cinquième année ou du cinquième exercice comptable qui suit la période imposable pendant laquelle le système décrit dans ce document a été utilisé.

Les nouveaux délais prévus aux articles 6, alinéa 4, et 8, § 2, de la loi du 17 juillet 1975, sont également supérieur au délai requis pour la conservation des documents sociaux, qui est de 5 ans, ainsi qu'à celui prévu par l'article 195, § 1er, C. soc. En effet, le délai concernant les documents à archiver par une société comprenant tous les procès-verbaux, rapports divers et registres à établir ou à tenir en vertu de ce même Code des sociétés, n'est que de 5 ans au moins, à partir de la date de publication de la clôture de la liquidation de la société. Toutefois, il faut tenir compte que certains de ces documents sociaux ou prévus par le C. soc doivent, lorsqu'ils possèdent le caractère de pièces justificatives pour la comptabilité, être conservés suivant l'article 6, alinéa 4, de la loi du 17 juillet 1975.

L'absence d'uniformité en matière de délai de conservation et la multiplication des occasions où il serait utile et nécessaire de posséder certaines pièces pour les opposer aux tiers en cas de litiges, de garantie et autres engagements, nécessitent  de conserver toutes pièces ou documents pendant une période suffisante pour que soit éteinte toute utilisation que l'on pourrait en faire. C'est ainsi qu'il faut être attentif à la conservation de documents, tels que les tableaux d'investissements, certains contrats comme les achats et ventes d'immeubles

Source Institut des Experts-Comptables

Jacques Colson, expert-comptable et conseil fiscal
Claude Janssens, expert-comptable